FRONT OFFICE

 Pengertian Dan Tujuan Front Office

Front office departement merupakan suatu bagian paling depan dari suatu hotel yang berfungsi sebagai penjual kamar dan sering disebut selling room.

Menurut Richard Sihite (2000) tujuan dari front office hotel adalah sebagai berikut:

1.   Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun

2.     Meningkatkan jumlah tamu langganan.

3.  Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu

4.     Membentuk citra hotel yang positif

Fungsi Front Office Departement

1. Image Builder
2. Administrator, Mencatat reservasi, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu, laporan statistik dan keuangan.
3. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar.
4. Sumber informasi, Memberikan informasi tentang hotel, product and public service (fasilitas hotel) dll
5. Koordinator Pelayanan, Mengkoordinasikan informasi dan data reservasi kepada seluruh bagian lain untuk memenuhi keinginan tamu. Ex. Flower n cake
6. Melaporkan status kamar yang terkini.
7. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel.
8. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.
9. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.
10. Menyelesaikan keluhan tamu .

Peran Petugas Front Office Department

1. Pemberi informasi

Petugas front office diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

2. Penjual (sales person)

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.

3. Wakil manajemen

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

4.     Penyimpan data

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

5.     Diplomatis

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.

6. Pemecah masalah

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

7. Hubungan Masyarakat (Humas)

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik

Syarat Petugas Front Office

1. Pengetahuan
2. Ramah dan Sopan
3. Murah Senyum
4. Penampilan
5. Loyalitas dan Dedikasi
6. Disiplin
7. Efisien
8. Jujur
9. Percaya diri
10. Penguasaan bahasa asing

Laporan Keuangan yang dibuat Front Office Department

1. Cash report

Laporan yang berisi tentang penerimaan uang tunai. Cash report akan disertai remittance of fund, yaitu amplop yabg berisi uang tunai yang terima dari berbagai macam transaksi, uang dimasukkan dalam amplop dan dimasukkan dalam brangkas /safety box. Keesokan hari akan diambil oleh petugas General Cashier.

2. City ledger report

Laporan keuangan yang berisi data pembayaran tamu yang akan ditagihkan kepada perusahaan sesuai dengan yang terantum dalam guarantee letter / voucher

3.     High balance report

Laporan yang berisi data transaksi tamu, dimana deposit yang dibayarkan sudah melebihi batas credit limit atau over limit.