TAHAPAN DAN TRANSAKSI SEBELUM TAMU CHECK IN DAN CHECK OUT

     Saat tamu akan menginap di hotel pasti melakukan check in dan saat akan meninggalkan hotel pasti juga melakukan check out terlebih dahulu. Berikut merupakan tahapannya dan penjelasannya.

Pada Saat Tamu Membuat Reservasi :

1. Advanced Deposit : tamu membayar sejumlah harga kamar sebagai jaminan atas pemesanan kamar

2. Full Prepayment : tamu membayar penuh atas beaya kamar sesuai dengan lama tinggal nya

Pada Saat Tamu Registrasi / Check In  :

1. Pada saat tamu check in ( dalam situasi tamu belum membayar deposit ),
2. tamu diminta membayar deposit atau full prepayment untuk jaminan beaya kamar dan jaminan transaksi lain yang akan muncul
3. Tamu yang menggunakan travel agent voucher atau guaranteed letter, biasanya hotel memberlakukan extra deposit , yang nantinya akan dikembalikan kepada tamu, manakala tidak ada transaksi yang muncul,
4. Tetapi jika muncul transaksi , maka secara otomatis akan ter deduct.

During stay ( selama tamu tinggal di hotel ), ada beberapa transaksi yang biasa dilakukan :

1)    Paid out

Hotel mengeluarkan sejumlah untuk keperluan tamu yang sangat mendesak. Jika transaksi harus terjadi, maka harus ada persetuhjuan dari General Manager / Chief Accountant

2)    Correction

Penyesesuaian transaksi yang telah dilakukan oleh tamu pada hari yang sama dengan posting transaksi

3)    Rebate

Pengurangan transaksi yang telah diposting pada saat transaksi. Pengurangan ini terjadi karena kesalahan posting atau terjadi kesalahan penghitungan transaksi

4)    Miscellaneous charge

Posting terhadap transaksi yang tidak ada dalam department seperti : transaksi terhadap kerusakan yang dilakukan oleh tamu , seperti equipment di kamar, fasilitas di restaurant atau property hotel lainnya

5)    Transfer tagihan

Pemindahan tagihan tamu kepada tamu lain, dengan  persetujuan tamu yang akan menjamin, serta kejelasan tentang transaksi apa saja yang akan menjadi tanggungan

Beberapa   Jenis  Rekening Tamu

1. Individual Bill

Rekening ini akan mencatat transaksi yang dipergunakan oleh tamu yang bersangkutan artinya pembayaran atas nama tersebut

2.     Extra Bill

Rekening yang dibuat terpisah, apabila tamu menggunakan faslititas di luar ketentuan yang tercantum dalam voucher, guarantee letter atau yang sudah diatur dalam ketentuan kepanitiaan

Transaksi Pada Saat Tamu Check Out

1. Cash payment

Pembayaran atas transaksi yang dilakukan dengan cara tunai

2. City ledger

Transaksi atas tamu selama menggunakan fasilitas hotel, ditagihkan kepada penjamin sesuai yang tercantum dalam guarantee letter atau voucher

3. Refund deposit

Pengembalian sejumlah uang pembayaran tamu, yang dikembalikan kepada tamu pada saat check out, karena ada kelebihan pembayaran

Check  Out  Procedure

1.     Melakukan konfirmasi dengan tamu FIT apakah akan extend atau check out sesuai dengan schedule

2.     Pada saat tamu sudah berada di counter, dengan sopan menanyakan apakah ada minuman dan snack di mini bar yang di consump

3.     Perlihatkan kepada tamu guest bill yang sudah di print, untuk menghindari kesalahan posting transaksi

4.     Masukkan guest bill , uang kembalian ke dalam amplop dan disampaikan kepada tamu, sambil menanyakan apakah ada masukan atau komen yang akan disampaikan kepada manajemen

5.     Ucapkan terima kasih atas kunjungan tamu tersebut

Group Check Out Procedure

1.     Melakukan kordinasi dengan tour leader perihal total bill yang harus diselesaikan

2.     Kordinasi dengan bell captain pengechekan kunci kamar untuk menghindari kunci terbawa oleh tamu atau ada barang tamu tertinggal dikamar

Setelah proses pembayaran selesai dan kunci kamar lengkap, ucapkan terima kasih atas kunjungan