YANG SEHARUSNYA DILAKUKAN OLEH OPERATOR TELEPON

     Operator telepon tidak bertugas hanya menjawab telpon saja, tetapi operator telepon mempunyai berbagai tugas dan tata cara yang baik untuk mengangkat telepon ataupun menelpon seseorang.

Tugas Utama :

1. Menjawab panggilan telephone masuk
2. Menyambungkan panggilan telephone
3. Membuat bill pembayaran dan melaporkan penjualan dan biaya menggunaan telephone
4. Memprogram wake up call

Tugas Tambahan :

1. Menengani facsimile masuk dan mengirim facsimile ke luar.
2. Mengoperasikan audio, video dan Television program
3. Monitor fire detector panel
4. Monitor elevator emergency call
5. Monitor cctv

Kesopanan Saat Menelpon

1. Diangkat tidak lebih dari tiga dering
2. Diangkat dengan tangan kiri dan jarak hand set dengan bibir kira-kira 3-5 cm
3. Berbicara dengan tersenyum ( smiling voice ) seakan berhadapan langasung dengan lawan bicara
4. Sikap sempurna
5. Gunakan bahasa sopan dan baku : sebutkan identitas, greeting dan tawarkan bantuan
6. Menggunakan intonasi, modulasi, artikulasi dan pemilihan kata yang tepat.
7. Gunakan magic words yang benar : terimakasih, silakan, maaf, mohon....

Larangan Saat Menelpon

1. Sambil mengerjakan kegiatan yang mengganggu pembicaraan : makan, minum, bercanda, jalan,batuk, ketawa, dst.
2. Menggunakan bahasa “ slank “ : haloo, yoo, ehem, ok, chues, dst.
3. Memotong atau memutus pembicaraan

Yang Harus Diperhatikan Saat Menelpon / Menerima Telpon

1.     Modulasi

Atau dapat disebut dengan tebal tipis suara, volume suara dan karakter suara. Maka yang harus dilakukan adalah mengolah vokal dan memahami karakter vocal diri sendiri

2.     Intonasi

Atau dapat disebut dengan irama / nada bicara

Maka :

1)    Menghayati ucapan

2)    Memperhatikan logat dan panjang pendek dari setiap suku kata.

3)    Penekanan pada suku kata sesuai maksud atau arti kata dan jenis kalimat : tanya, berita, perintah, permintaan, dst.

4)    Jangan tergesa-gesa

3.     Artikulasi

Adalah kejelasan dalam mengucapkan setiap suku kata

Maka :

1)    Pikirkan apa yang akan diucapkan

2)    Gunakan kalimat dan kata-kata yang tepat.

3)    Jangan tergesa-gesa

4)    Tenang dan dihayati.

5)    Perhatikan panjang dan pendek pengucapan kata sesuai makna